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“想用”为何“不给”——档案馆用户利用之难

“档案知网”上一篇题为“赴美感受:中美两国档案馆天地之别”的博文,苦诉一个民间研究者在国内查档、做研究需要“托关系、找门子、搞档案”的难处,其将中、外档案馆对用户的不同待遇进行了对比解说,凸显我国几十年来档案馆严苛死板的体制对用户需求造成限制的严重性。除了博主这篇文章所谈到的,据笔者了解,美国档案馆对于档案的利用和开发有一个很好的思路,这是我国档案馆所没有的,那便是:能够公开的尽量公开,能不保密的尽量不保密,民众寻求在哪里,档案收集的范围也定位在那里,档案的开发利用主题也就确定在那里。再对照加拿大国家图书档案馆,在档案信息服务系统建设工作方面,我们的差距是:我国对档案开发与利用的思维局限性更明显,档案开发与利用的限制多、手续繁,档案工作人员的主动服务意识淡薄(这是体制的弊端理由)。

6 跨机构合作的可行性策略

目前,“三馆”跨机构合作尚无相应的政策,但笔者认为,在全国文化信息资源共享目标下,可由两个或三个机构依据各机构的营运宗旨与馆藏特性,共同拟定馆藏发展政策,由各单位抽调人员组成资源收集委员会、开发利用工作小组等,以开发和利用主题为核心,以国家文化信息共享为宗旨,在三个单位之间实现行政权属的通畅和工作上的分工与合作,避开无谓的竞争,实现国家资源优化配置。

6.1 对于国家重大项目成立跨机构的协调部门

由于“三馆”在行政隶属方面存在差异,使它们工作有侧重、又有重复。如档案视阈里有中国人民大学冯惠玲教授倡导的电子文件管理国家战略相关研究,图书领域有南京图书馆等为主力军的全国文化资源共享工程系统中的省级中心、网络中心构筑的信息枢纽等,他们共同为整合有关中华民族集体和个体记忆资源的“中国记忆文化”工程作贡献。但若“三馆”只顾各司其职,那便无从谈“合作”之策略。要从意识上和可操作范围内逐渐缩小行政主管机关的差异,减少分歧,弥补“三馆”之间所欠缺的协调机制,还要从行政层级成立跨机构的协调部门,以便沟通三者之间的共通性理由,完成国家主题开发任务。

6.2 重视馆藏重叠理由,找出解决办法

目前“三馆”馆藏重叠理由比较突出,依照资源类型划分如表1所示。

从表1可知,仅根据资料的类型做区分,古契书、族谱、地图、照片资料以及明清档案等在三类单位中的实体******都有重叠,在网上文化成品的数字化存贮和利用上,也都有重叠情况出现。必须引起足够的重视,找出解决办法。

6.3 组建跨机构的临时管理委员会

现阶段实现“三馆”的全盘行政整合有难度,不妨先从文化资源开发利用角度去探讨。可从图书馆、档案馆和博物馆三馆人员之中选派专人,先行组建跨机构临时管理委员会,主要职责为:开通馆际编研“绿色通道”。

以南京图书馆的资源开发部为例,其在接受了中国国家图书馆、文化部文化资源开发的课题任务后,迅速申请开通南京临时管理委员会授权的馆际编研“绿色通道”。这个“绿色通道”是为国家重大文化课题任务设置的。遵循“任务由哪家单位承办,在任务期内,则被得到临时授权”的原则,并可在临时委员会的调度作用下,顺利展开文化资源的深入编研,保证提交更为优秀的文化作品,使成品收归国家工程或服务于公众。编研任务期满后“绿色通道”便自行关闭。

6.4 设置跨机构的综合管理委员会

由文化部等主导,于“三馆”之间设置跨机构的综合协调与管理委员会,主要权责为:

(1)定期集会,共同协商和拟定“三馆”的馆藏发展和开发利用等政策,替代以往的竞争模式。如此,将可使国内各种不同类型的资料分别典藏于特定的单位,除可增加各单位典藏的专、精度外,对于资源使用者而言,馆藏的集中更便于其获得各种不同的资源,可避开重复到各个单位使用资料。

(2)共同建置馆藏联合目录,实现网上虚拟空间整合先行。倡议先从虚拟空间整合开始进行。“三馆”既然都属于文化资产的典藏单位,馆藏应该共同建置联合目录,以便性质相近资料的查检和使用。当然,在共同建置联合目录之前,“三馆”需先协商目录建置的规范,包括采用何种方式、策略对内容进行相关描述,等等。

7结语

加拿大、挪威等国的文化机构的整合,基本是在进入21世纪后推开的,中国学界对于此类整合的探讨和研究虽然已比较深入,但由于各国政治、经济、文化背景不同,国情不一,故不宜直接移植。

目前,我国应立足国情,从“三馆”间的组织架构和工作目前状况考虑,从编研层面、虚拟空间整合入手,选择性地运用跨机构合作、发展的模式与策略,实现逐步推开。也就是说,在有限的条件下,把能做的先做起来,待行政体制逐渐完善后,再全盘地进行整合,使跨机构合作的事业得到突破性进展。

[参考文献]

[1] 邓小昭.网络用户信息行为研究[M].北京:科学出版社,2010:15—15.

[2] 加拿大国家图书馆与国家档案馆. [DB/OL][2012-04-16].http://www.collectionscanada.gc.ca/about-us/index-e.html. 2012.

[3] Hindal S. The Norwegian Archive, Library and Museum Authority-our role in a society based on knowledge and culture[J].Emerald Group Publishing Limited.2004(53):208—210.

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